PERSONAL TRAINER: VOCÊ FAZ GESTÃO DE TEMPO?

Luiz Antonio Domingues Filho

Personal Trainer você faz gestão de tempo? O que mais eu escuto de alguns colegas que o dia precisaria ter mais que 24 horas para dar conta de tudo. Então eu sempre pergunto aos mesmos: e caso seu dia tivesse mais horas, você realmente conseguiria fazer tudo ou teria mais obrigações? Silêncio geral.

A verdade é que temos tempo suficiente para cumprir nossa rotina diária, o que pode estar faltando ao profissional de Educação Física que atua como Personal Trainer, é o controle que ele tem sobre tempo, ou melhor, a maneira como o administra. E quem decide e administra isso é ele. Só ele.

Mas o que é esse “tal” de gestão ou gerenciamento do tempo? Nada mais é a forma como você decide usar o seu tempo para executar cada trabalho ou obrigação do seu dia. Como eu disse, apesar de todos terem as mesmas 24 horas para fazer o que bem entender, todo santo dia, apenas alguns profissionais conseguem usá-las de forma mais proveitosa ou produtiva. Logo gestão de tempo requer uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados. Lembre-se que o principal objetivo é fazer com que você seja mais efetivo, fazendo as coisas que precisa fazer, ao mesmo tempo eficiente de tal forma que faça suas coisas bem feitas e com excelência, e por fim produtivo onde consiga aproveitar o seu tempo da melhor maneira para fazê-las. Resumindo: gerir o tempo é justamente o processo de planejar, distribuir, controlar e executar ações de forma que o personal trainer tenha consciência sobre a quantidade de tempo que leva para fazer cada uma das suas atividades do dia. Entendeu agora?

Quero que também entenda que não são apenas pessoas excepcionalmente organizadas que conseguem fazer uma boa gestão de tempo. Basta treinar. Sim isso mesmo que você leu, é algo totalmente treinável. Mesmo sendo um profissional de Educação Física que atua como personal trainer e que tenha uma rotina bagunçada, confusa e por isso não consegue terminar as coisas no tempo determinado, por exemplo, ainda sim irá conseguir fazer uma boa gestão do tempo.

Já sabemos que gestão de tempo é algo treinável, então vou colocar algumas sugestões que eu mesmo adotei ao longo desses anos, onde cada uma delas poderá ser posta em prática no seu dia a dia, mas não precisa ser tudo de uma vez, até porque a mudança é gradual mesmo. Lembra dessa frase de Edson Marques “Mude, mas comece devagar, porque a direção é mais importante que a velocidade”. Então, anota aí essas sugestões que você precisa fazer para conseguir implementar um bom gerenciamento do seu tempo:

COMPREENDA SUA TRÍADE DO TEMPO – É comum que o tempo aplicado ou distribuído no seu dia-a-dia entre trabalho, família e lazer varie de acordo com a idade, maturidade, profissão, tempo de mercado, condição social e de vida. Por isso, aprenda usar a Tríade do Tempo a seu favor, está servirá para que você possa delegar suas atividades diárias, que a sua rotina seja menos estressante e desgastante, que a sua vida seja vivida com mais qualidade e para que você consiga obter resultados concretos a partir das ações cotidianas. Este conceito foi criado por Christian Barbosa, um especialista em produtividade. Por meio da Tríade do Tempo, se descobre o que a realmente é importante ser mantido, o que pode ser delegado, o que precisa ser recusado. Então, saiba quais são as três categorias ou “esfera” por ele criado:

• IMPORTANTE – são todas as atividades que as pessoas realizam e que são significativas em suas vidas. Todas as tarefas trazem algum tipo de resultado, seja em curto, médio ou longo prazo. Tudo que é importante tem tempo para ser concretizado, sejam horas, dias, semanas, meses ou até anos.
• URGENTE – são todas as atividades nas quais o tempo para sua realização já está no limite, é curto ou mesmo se esgotou. São atividades que surgem de última hora, que não são previstas e que, quase sempre, geram estresse e pressão. As conhecidas situações de “apagar incêndios”.
• CIRCUNSTANCIAL – são todas aquelas tarefas consideradas desnecessárias, atividades realizadas por comodidade ou por ser consideradas apropriadas pela sociedade. São consideradas gasto de tempo de maneira inútil, fazem parte de uma categoria que não traz resultados e há alto potencial para gerar apenas frustrações.

DESCUBRA QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA REALIZAR CADA TAREFA DA SUA TRÍADE DO TEMPO – É bom saber o tempo que você tem para realizar suas tarefas e quanto tempo elas realmente levam para ser feitas. Crie uma lista de trabalhos ou obrigações diárias e anote do lado uma estimativa realista de quanto tempo cada uma delas demanda. Evitando assim que haja uma diferença entre o seu planejamento e a realidade. Acredite vai se surpreender.

PRIORIZE SEMPRE O MAIS IMPORTANTE DA SUA TRÍADE DO TEMPO – A maioria dos profissionais de Educação Física que atua como personal trainer está sempre lidando com o inesperado, pois não sabem ou não fazem gestão de tempo. Quando digo, logo isso implica em falta de planejamento (antecedência), organização, produtividade e eficiência, e para evitar que isso aconteça com você, priorize as tarefas de acordo com sua importância e urgência. Um jeito de saber identificar o que é mais importante é usar a Regra do 80/20 ou Princípio de Pareto criado por Joseph Moses Juran. Esta regra afirma que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas podendo ser aplicado em várias outras relações de causa e efeito. E essa teoria está presente em tudo na vida. Sendo assim, você precisa identificar os 20% dos esforços que estão produzindo 80% dos seus resultados (também pode identificar pontos problemáticos) e coloque no topo da sua lista de tarefas. Lembre-se é preciso se concentrar nas questões que produzem a maior parte dos resultados desejados ou seja, dê prioridade aos que precisam ser concluídos primeiros, aos que trarão resultado imediato (os importantes). Geralmente, de toda a lista de objetivos, 20% terão prioridade alta.

PLANEJE-SE COM ANTECEDÊNCIA E ESTABELEÇA SUAS TAREFAS – Não inicie sua jornada de trabalho sem ter clareza sobre o que precisa ser feito. Gerencie suas tarefas, seja no papel, em uma planilha Excel ou em um aplicativo voltado para isso. Tempo vale ouro. Sugiro que faça o seguinte:

• Faça um planejamento mensal, pontuando todas as principais obrigações, criações e prioridades daquele período, assim poderá se preparar melhor para elas. Liste todas as tarefas importantes que vêm em sua mente e o tempo necessário para cada uma (devem ter um prazo para execução e entrega).
• Separe e crie um plano para semana inteira, especifique as tarefas e as ações que vai ou que precisa acontecer em cada semana, dividindo seus objetivos em tarefas diárias. Enquanto anota suas atividades na agenda, lembre-se que seus níveis de energia e criatividade podem variar durante a semana.
• Ao fim do dia ou no horário que você escolher, reserve 15 minutos para planejar e confirmar suas tarefas e compromissos do dia seguinte.
• Antes de começar sua jornada, confira e revise essas anotações de como deverá ser a sua rotina e ocupações ao longo do dia. Durante essa fase do trabalho, a produtividade é guiada pela organização. Por isso, não desperdice seu tempo.
• Às vezes, situações ou demandas inesperadas e urgentes surgem durante o dia. Anote-os em uma lista separada ao lado de suas tarefas importantes já programadas, e caso consiga resolvê-las também, isso vai trazer uma satisfação extra no final do dia.
• Quando tiver terminado as suas tarefas, assinale as atividades concluídas. Isso dá um sentimento de recompensa ao seu cérebro, que se torna ainda mais motivado a continuar.

ESTABELEÇA UM MOMENTO PARA AS REDES SOCIAIS – Vejo muitos profissionais de Educação Física que atua como personal trainer falando que para ser mais produtivo e usar o tempo com mais qualidade, precisa desinstalar ou desativar suas contas nas redes sociais. Só que você não precisa fazer nada disso. Até porque eles são parte fundamental da sua estratégia de marketing. A questão aqui é saber a hora certa de usar. Porque você sabe como funciona, uma checada no instagram se transforma em horas vendo stories dos outros. Então, quando planejar o seu dia, estabeleça um horário para fazer o que tiver que ser feito no facebook , twitter e whatsapp. Isso diminui as chances de perder tempo com bobagens.

CUIDE DE VOCÊ – Se você não estiver bem fisicamente e mentalmente, definitivamente não vai conseguir colocar em prática nada aqui citado. Por isso, é importante que durante esse processo de gestão de tempo, adote hábitos mais saudáveis, como exercitar-se com frequência, dormir bem, alimentar-se adequadamente e programar momentos para relaxar. Você ficará surpreso com os efeitos positivos que um tempo tranquilo e de qualidade pode ter em seus processos criativos.

TÉCNICAS PARA FAZER UMA BOA GESTÃO DE TEMPO DA SUA TRÍADE DO TEMPO
Você já sabe da sua Tríade do Tempo? Agora vai aplicar tudo o que viu até aqui, e vai dar para perceber uma baita diferença na sua produtividade. Mas eu sei que existem algumas profissionais de Educação Física que atua como personal trainer que têm mais dificuldades em colocar essas sugestões em prática. Eu não sei se é o seu caso. Mas, mesmo assim, creio que o que eu vou te mostrar agora pode melhorar ainda mais o jeito que você organiza sua rotina. O que eu separei aqui são duas técnicas que podem ajudá-lo a botar ordem no seu dia a dia. Então escolhe uma:

#Método GTD – vem do inglês, da Getting Things Done, que significa “fazer acontecer”. Parte do princípio, que ao ter maior controle e clareza sobre o que você está fazendo, permite alcançar melhores resultados. E, para isso, você precisa limpar a sua mente, registrando tudo (pode ser em um papel ou aplicativo), o que você precisa fazer. Assim, a sua cabeça fica tranquila e livre para focar totalmente na execução das tarefas importantes. O método e composto de 5 etapas:

• Coletar: coloque no papel ou em um aplicativo tudo o que precisa ser feito;
• Processar: analise o grau de prioridade (importante e urgente) e a ordem em que elas serão feitas;
• Organizar: separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas e monte seu plano de ação;
• Executar: aqui é colocar a mão na massa. É focar e, de fato, fazer acontecer;
• Revisar: volte à lista para marcar o que já foi feito e conferir se não ficou nada para trás.

#Método Kanban – consiste em agrupar as tarefas em um quadro, separando e classificando por listas. Ele foi criado originalmente como uma técnica de gerenciamento de projetos, para que todos pudessem ver claramente em que estágio cada parte do projeto se encontrava. Basicamente, o que você precisa fazer é escrever cada tarefa em um cartão (manualmente ou em um aplicativo), e ir mudando seu lugar no quadro geral, de acordo com o seu andamento. criar listas com “Fazer”, “Em andamento” e “Concluído” e, então, posicionamos cada uma das nossas tarefas conforme realizamos cada uma delas. O melhor é ter uma visão geral de como as coisas estão indo ao longo da semana

FERRAMENTAS PARA GERENCIAR MELHOR A SUA TRÍADE DO TEMPO
Além de tudo isso que eu já te mostrei, tem ainda mais um item essencial para uma boa gestão de tempo: as ferramentas. No caso, segue alguns softwares e aplicativos, que podem ajudá-lo a melhorar o controle das suas tarefas e de como você poderá executá-las. É uma ótima opção

• TRELLO – software que utiliza a metodologia kanban, com blocos temáticos, e ótimo para administrar projetos;
• EVERNOTE– é um serviço que funciona na nuvem e permite criar listas, lembretes, anexar documentos e compartilhar esses conteúdos com outras pessoas envolvidas;
• GOOGLE CALENDAR – é um calendário digital que te ajuda a organizar suas tarefas e seus respectivos prazos;
• RESCUE TIME – com esse aplicativo você sabe quanto tempo passou navegando na internet e, assim, consegue avaliar quanto poderia estar investindo em coisas mais úteis e importantes.

A gestão do tempo é uma prática extremamente válida para que você consiga melhorar sua performance profissional. Com isso, você melhora os resultados do seu negócio e mantém uma rotina de trabalho muito mais agradável. Então, mãos à obra.

Referência Bibliográfica
https://www.metodorav.com.br  – Curso online para personal trainer – Luiz Antonio Domingues filho

DOMINGUES FILHO, L.A – Manual do personal trainer brasileiro – 5º edição, Ícone, São Paulo, 2015.